Kalite yönetim sistemi ilk olarak akıllarda ISO 9001 belgesiyle eşleşmiş olarak hayal edilir. Bununla birlikte bu makalede anlatılan sadece giriş seviyesi bilgilendirme amaçlı kısa bir kılavuzdur. ISO 9001:2015 ve diğer kalite belgeleriyle ilgili olarak Adlbelge firmasının iso belgelendirme ve eğitim sitesini inceleyebilirsiniz.

Kalite Yönetim Sistemi Nedir?

Bir firmanın ana faaliyet konusuyla ilgili olmak şartıyla müşteri ihtiyaç ve beklentilerini karşılama yeteneğini etkileyen konuların güvence altına alınabilmesi amacıyla yazılı olarak dokümante edilmesi (prosedür, talimat, planlar, görev tanımları, akış şemaları) ile hazırlanan kayıtlar ile yapılan üretim, hizmet ve geliştirme süreçlerine "Kalite Yönetim Sistemi" denilmektedir.

Firma literatüründe genel olarak tüm yönetim sistemlerine her ne kadar kısaca "KYS" deniliyor olsada aslında bu genel bir tanımlamadır. Kalite yönetim sisteminden söz edildiğinde çoğunlukla ifade edilen "ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemi" olmaktadır.

KYS, firma içerisindeki çeşitli süreçleri entegre ederek kuruluşun süreç ve müşteri odaklı yönetilmesine imkan vermektedir. Gerçekte bu kalite yönetim sistemi temel iş süreçlerini kolaylaştırmak hem yönetim ve çalışanlar hemde müşteri memnuniyetini sağlamak ve sürekli geliştirmek için yöntemleri güvence altına alır.

Eğer ISO 9001 kalite sistemini firmanızda uyguladığınızda iş yoğunluğu karmaşaya neden oluyor ve bürokasiyi artırıp şirket işleyişini zora sokuyorsa bu sistemin doğru uygulanmadığının bir göstergesidir. Kalite yönetim sistemi tüm form ve dokümanlarıyla bir bütün olarak ele alınmalıdır.

Kalite Yönetim Sistemi Nasıl Uygulanır?

ISO 9001:2015 KYS ile yola çıktıysanız aşağıdaki şartların yerine getirildiğine emin olmak gerekir;

• Firma içerisindeki tüm süreçleri kapsıyor mu? 
• Şirket çalışanlarının yetkinlikleri sorgulanıyor ve sürekli iyileştiriliyor mu? 
• Etkileşim, iç ve dış iletişim tüm süreçlere entegre edilmiş mi?
• ISO 9001 gereksinimlerinin firmada karşılandığı "iç tetkikler" ile doğrulanıyor mu?
• Kuruluş düzenli olarak kalite yönetim sisteminin performansını ölçüyor, izliyor ve doğruluyor mu?
• KYS'nin değişiklik ihtiyaçları belirleniyor ve planlanıyor mu?
• Risk ve fırsatlar kontrol altına alınmış ve gekli aksiyonlar planmanmış mı? 
• Firma süreçleri sürekli iyileştirmeye tabi tutuluyor mu?

ISO 9001 kalite yönetim sistemi mutlaka bütün bir yapı olarak ele alınmalıdır. ISO 9001 dokümantasyon şartları ve zorunlu dokümanları 2015 güncellemesine göre değerlendirilmeli ve kalite sorumlusu tarafından kapsam ve sınırlar "kalite el kitabında" standartın dördüncü maddesine uygun olarak tarif edilmelidir.

Organizasyon şeması KYS uygulamalarında iç tarafları ve görev tanımlarını "İnsan Kaynakları" açısından ele almak için gereklidir. Kaynak yönetim 9001 yönetim sisteminde işim temel taşlarından birini meydana getirir.

Oluşturma ve güncelleme periyodları ve kayıtların kontrolü prosedürleri hazırlanması gereken zorunlu dokümanlar arasında yer almalıdır. Özellikle yönetim sistemlerinin tümünde var olan "Üst Seviye Yapı" mantığının ne olduğu anlaşılmış olmalıdır.

Çalışanların kalite politikası ve kalite hedeflerinin farkındalık eğitimleriyle benimsemiş ve "Farkında Olmaları" 9001 KYS için önemli bir konudur.

ISO 9001:2015 yönetim sisteminin kurulum ve uygulama sonrasında gerekli belgelendirme başvuruları yapılmasıyla ISO 9001:2015 belgesi alınmaya hazır olunmalıdır.