Şirket adına verilen bir yılbaşı hediye siparişini zorlaştıran şey çoğu zaman ürün seçimi değil, kararların dağınık ilerlemesidir. Adet bir departmandan, içerik tercihi başka bir birimden, teslim beklentisi üçüncü bir kişiden gelir. Toplu siparişin sorunsuz yürümesi için dört başlığın markayla ilk temastan önce netleşmesi gerekir: kimin için kaç adet hazırlanacağı, hangi formatın seçileceği, standart içerikle mi yoksa değiştirilmiş bir karışımla mı ilerleneceği ve hediyelerin hangi gün dağıtılacağı.

Yılbaşı kuruyemişlerini ahşap kutu, silindir kutu, sunum kutusu, kilitli doypack ve cam kavanoz formatlarında hazırlayan Yemişchi, bu formatların her birinde toplu alımlar için içeriğin talebe göre düzenlenebileceğini ürün sayfalarına not düşüyor. Bu imkân planlamaya esneklik katar; ancak esneklik, talep somut biçimde yazıldığında işe yarar.

Adet planlaması kişi listesinden değil dağıtım kanallarından başlar

Toplu siparişte sık yapılan ilk hata, çalışan listesindeki kişi sayısını doğrudan sipariş adedi kabul etmektir. Şirketlerin yıl sonu hediyeleri genellikle tek bir kanaldan dağıtılmaz: bir kısmı ofiste elden verilir, bir kısmı yıl sonu toplantısında ya da davette dağıtılır, bir kısmı da ortak alanlarda ikram olarak kullanılır. Her kanal ayrı bir sayım, çoğu zaman da ayrı bir format ister.

Yedek adet için herkese uyan bir oran yoktur; ekip değişiminin sık yaşandığı şirketlerde bu satırı daha geniş tutmak mantıklıdır. Asıl önemli olan yedeğin sipariş anında düşünülmesidir. Dağıtım haftasında fark edilen üç eksik kutu, ana siparişten ayrı bir talep olarak yeniden konuşulmak zorunda kalır ve değiştirilmiş bir karışım seçildiyse aynı içeriğin tekrar tarif edilmesini gerektirir.

Karışım değişikliği hangi ürün ailesinde nasıl ifade ediliyor

İçerik değişikliği her ürün ailesinde aynı sözcüklerle anlatılmıyor ve bu fark, talebin nasıl yazılacağını doğrudan etkiliyor. Kutularda mevcut içeriğin değiştirilmesinden, doypack serisinde karışımın isteğe göre düzenlenmesinden, cam kavanozda ise özel karışım oluşturulmasından söz ediliyor.

Değişiklik istemeden önce hazır seçeneklerin ihtiyacı karşılayıp karşılamadığına bakmak yazışmayı kısaltır. 7 bölmeli kutularda Lüks Karışık, Ekonomik Karışık ve Drajeli Karışık adıyla üç hazır içerik bulunuyor. Çikolatalı fındık draje yalnızca Drajeli Karışık seçeneğinde yer aldığı için, drajesiz bir kutu isteyen bir ekipte değişiklik talebi açmak yerine diğer iki seçenekten birini işaretlemek yeterli olabilir.

Hazır seçenekler yetmediğinde talep, tek kelimelik bir tercih olarak değil somut bir değişiklik tarifi olarak iletilmelidir: çıkarılması istenen çeşit, yerine düşünülen çeşit ve değişikliğin siparişin tamamına mı yoksa yalnızca bir alıcı grubuna mı uygulanacağı. Yemişchi'nin kurumsal hediye sayfası toplu alımlar ve markaya özel talepler için ihtiyaca göre şekillenen çözümlerden söz ediyor; bu da kurumsal yılbaşı hediyeleri planlanırken değişikliğin sınırının ürün sayfasındaki genel nottan değil, iletilen talebe verilen yanıttan öğrenilmesi gerektiği anlamına geliyor.

Markaya gönderilecek ilk talep mesajında bulunması gerekenler

İlk mesaj ne kadar eksiksizse karşılıklı soru cevap turu o kadar azalır. Birden fazla birimin söz sahibi olduğu bir siparişte bu mesajı tek bir kişinin hazırlaması, çelişkili taleplerin markaya ayrı ayrı ulaşmasını da önler. Mesajda şu bilgilerin yer alması gerekir:

•           Dağıtım kanallarına göre ayrılmış adetler ve ayrılan yedek adet

•           Her grup için seçilen ürün ailesi; model ya da renk seçeneği bulunan kutularda hangi seçeneğin istendiği

•           Hazır içerikle mi ilerleneceği; değişiklik isteniyorsa yazılı tarifi

•           Logo ya da markaya özel etiket düşünülüyorsa bunun ayrı bir kalem olarak belirtilmesi

•           Hediyelerin bir adrese mi gönderileceği yoksa Maltepe'deki showroom'dan mı teslim alınacağı

•           Dağıtım günü ve şirket içinde son onayı verecek muhatap

Bu bilgiler Yemişchi'ye Bize Ulaşın sayfası ve WhatsApp destek hattı üzerinden ya da +90 554 624 72 60 numaralı telefon ve info@yemischi.com adresi aracılığıyla iletilebilir. Toplu bir talepte yazılı kanalı tercih etmek, adet ve içerik kararlarının dağıtım gününe kadar karşılaştırılabilir bir kaydını bırakır.

Takvimi dağıtım gününden geriye doğru kurmak

Yılbaşı hediyesinde sabit kalan tek tarih dağıtım günüdür; geri kalan her adım bu güne göre yerleştirilir. Hazırlık ve teslim süresine dair bir tahminle plan yapmak yerine bu bilgiyi talep anında markadan teyit etmek, teslimat koşullarını da sitenin teslimat sayfasından okumak daha güvenilir bir temel oluşturur. Adımların sırası şöyle kurulabilir:

1.       Dağıtım gününü ve dağıtım kanallarını sabitleyin.

2.       Bütçe onayını alın ve siparişi yürütecek tek muhatabı belirleyin.

3.       Alıcı listesini kanallara ayırın, yedekle birlikte adetleri çıkarın.

4.       Format, model ve içerik kararlarını verin; değişiklik isteniyorsa tarifini yazın.

5.       Talebi iletin, hazırlık ve teslim zamanlamasını markadan teyit edin.

6.       Adetteki son değişiklikleri parça parça değil tek seferde bildirin.

7.       Teslim alınan hediyeleri dağıtımdan önce kanal listesine göre sayın.

Bu sıralamada dördüncü adım birden fazla birimin görüşünü gerektirebildiği için takvimin en kolay kayan halkasıdır. Karışım değişikliği ya da etiket gibi kişiselleştirmeler standart ürüne göre fazladan bir onay turu demektir; bu kararları yılbaşına yakın günlere bırakmak, planın geri kalanını da sıkıştırır.

Toplu siparişte sık görülen aksaklıklar

•           Farklı departmanların aynı yılbaşı için ayrı ayrı sipariş vermesi: adetler dağılır, içerik tercihleri birbirini tutmaz.

•           İçerik değişikliğinin telefonda konuşulup yazıya dökülmemesi: teslim anında neyin istendiğine dair elde bir kayıt kalmaz.

•           Teslim zamanlamasının varsayıma dayanması: teslimat sayfasındaki koşullar okunmadan şirket içinde dağıtım günü ilan edilir.

•           Yedek adet ayrılmaması: listede unutulan tek bir kişi için sonradan ayrı talep açmak gerekir.

•           Her dağıtım kanalına aynı formatın uygulanması: kalabalık bir etkinlikte büyük kutular taşıma yükü yaratır, ortak alan ikramında ise tek kişilik paketler kısa sürede biter.

Bu aksaklıkların çoğu ürün seçiminde değil, sipariş öncesindeki koordinasyonda ortaya çıkar. Dağıtım günü şirket içinde duyurulmadan önce açık kalan tek bir soru bile, örneğin değişikliğin yalnızca bir alıcı grubuna uygulanıp uygulanamayacağı, yanıtlanmış olmalıdır.